São Paulo, 23 de Novembro de 2010 – Seguindo o modelo de sua matriz na Alemanha, a Melitta do Brasil com atuação nacional e apenas 540 funcionários, precisa dispor de uma gestão ágil e eficaz. Por isso, a companhia recentemente implantou de um sistema de automatização de processos e fluxos de trabalho ATOS Workflow, desenvolvido pela Lecom, que permitiu à companhia velocidade de execução, acompanhamento e gestão dos seus processos. Com isso, rotinas de trabalho – que consumiam muito tempo e eram burocráticas – passaram a ser automatizadas.

Com faturamento anual de cerca de R$ 700 milhões, a Melitta do Brasil investiu aproximadamente R$ 100 mil no projeto de workflow e, para 2010, a companhia tem planos de investir no total cerca de R$ 1 milhão em Tecnologia da Informação.

A área de Marketing e Vendas, por exemplo, recebeu o fluxo Empenho de Verba de Marketing que foi implantado para otimizar as verbas deste departamento. Com grande volume e dispersão geográfica da equipe em campo (com mais de 100 usuários) este processo automatizado permitiu à empresa saber onde e como esta verba está sendo gasta, proporcionando maior controle, apuração e análise de todas as informações por meio de relatórios.

O segundo, Solicitação de Pagamentos, é utilizado por praticamente todos os funcionários no Brasil, que lançam pagamentos a ser aprovados pelos gestores no sistema. No momento, está em teste mais um fluxo, o de Controle e Retorno de Mercado. Se aprovado pelos usuários, dentro de um mês, deve entrar no ar.

ATOS Workflow é uma solução de interface intuitiva web que permite ao usuário realizar atividades via formulários automatizados de forma segura. A ferramenta também otimiza o trâmite de informações do dia a dia.

Com abrangência nacional, muitos documentos que precisavam ser assinados eram entregues via malote e demoravam a chegar. “O ATOS workflow nos deu autonomia. Os malotes acabaram e passamos a usufruir da certificação digital, válida como assinatura”, afirma Márcio Poletti, gerente de TI da Melitta.

“Já no primeiro fluxo de trabalho implantado, percebemos deficiências antes desconhecidas, que foram melhoradas e solucionadas com o Workflow”, afirma Poletti, explicando que a solução permite ao gestor consultar e analisar os relatórios sobre os processos. “Temos ainda a segurança de todo o suporte da equipe Lecom, que é proativa e possui um vasto conhecimento do produto”.

Com o workflow, a Melitta já consegue emitir cerca de 60 mil processos com apenas dois fluxos e tem formulários aprovados instantaneamente. Além de ganhar em performance, a empresa reduziu custos com logística e com material de escritório – houve uma sensível redução do uso de papel.

A empresa prevê o desenvolvimento de novos fluxos para os seguintes departamentos: Vendas (contratos e comissões), Viagens, Recursos Humanos (treinamentos, pessoal, férias e desempenho), Tecnologia da Informação (serviços, suporte, change management), Supply Chain (fornecedores, compras e estoques) e Jurídico (contratos).

Além dos planos já citados, a Melitta estuda ainda a automatização dos processos de gestão de crises, que hoje são todos manuais.

Sobre a Melitta

A Melitta é uma multinacional alemã que nasceu em 1908, em Dresden, pelas mãos da senhora Melitta Bentz, criadora do primeiro filtro de papel para coar café. A subsidiária brasileira cresceu 11% em 2009 e faturou R$ 665 milhões, mantendo a posição do 2º maior mercado para o Grupo Melitta, que está presente em 60 países.

Sobre a Lecom

Lecom significa Liderança Estratégica em Comunicação Digital. Fundada em 1995, a empresa oferece soluções de comunicação digital a fim de facilitar estratégias corporativas e agregar valor econômico e social às empresas que veem a Tecnologia da Informação como diferencial competitivo. Algumas de suas principais soluções são: ATOS Workflow, e-Procurement, e-Marketing, Força de Vendas, Projetos Transacionais, entre outras.

A empresa já foi premiada por veículos especializados como melhor fornecedora de soluções e-Marketing e Força de Vendas, tendo vários clientes premiados também por ser referência na utilização de soluções de comunicação digital em seu setor. Com unidades em São Paulo (capital e interior) e na região Sul, a Lecom possui clientes de médio e grande porte em todo Brasil, cujas marcas resumem sua expertise: BMW, Teka, Melitta, Tupy, Lorenzetti, VCP, Marcegaglia, Dedini, On Line Editora, Diário ABC, Tilibra, entre outras.

Para mais informações, acesse www.lecom.com.br