dicas para e-mails profissionaisDe todas as atividades na Internet, o e-mail ainda é o mais popular. Quase 88% de todos os usuários da Internet em todo o mundo utilizam essa forma de comunicação dentro e fora da empresa. O dado vem de uma pesquisa realizada pelo Centro de Políticas de Comunicação da UCLA, nos EUA, o Relatório UCLA Internet: Inspeção do Futuro Digital.

De acordo com a mesma pesquisa, cerca de 90% daqueles que usam a Internet no trabalho o fazem para acessar e-mails profissionais.

Há duas razões pelas quais é importante falar sobre etiqueta de e-mail. O primeiro é o grande número de pessoas usando a ferramenta, especialmente os que utilizam para comunicações de trabalho. Desde que você começou a ler este artigo, há uma boa chance que tenha recebido alguma mensagem em sua caixa postal, incluindo de seu chefe, colegas, clientes ou potenciais empregadores.

Então, qual é a segunda razão? Todo profissional, seja ele chefe ou não, recebe um grande volume de e-mails. Algumas são bem escritas, outras não. A troca de mensagens é necessária para transmitir informações e estabelecer laços e relações, tão importantes no mercado de trabalho atual. Além disso, o e-mail é uma excelente forma de networking para manter contato com pessoas interessantes e que possam, de alguma forma, ajudar em sua carreira presente ou futura.

Algumas mensagens vão direto ao ponto… um pouco depressa demais. O escritor não perde tempo em pedir o que ele ou ela precisa e não se preocupa em ser educado (a).

Alguns jovens (presumo) usam o que só posso descrever como uma espécie de taquigrafia, ou seja, “Vc pode enviar informações sobre vagas e trabalho?”.

Essa linguagem pode ser adequada para se comunicar com os amigos através de mensagens instantâneas e SMSs, mas não para escrever para alguém que você não conhece e que é um contato importante ou até um empregador em potencial. Além disso, ser um pouco mais específico pode ajudar o destinatário a encontrar as informações que você precisa mais rapidamente.

Às vezes, há falhas gritantes, como erros de ortografia e gramática nos e-mails profissionais. O que um futuro empregador pode pensar quando recebe uma mensagem mal escrita? Sua correspondência diz muito sobre você e é importante estar ciente de alguns padrões de etiqueta básica de internet, um conjunto conhecido como netiquette.

Enquanto muitas pessoas compreendem a importância de seguir algumas regras ao escrever uma carta comercial, muitas vezes eles esquecem essas regras ao compor uma mensagem de e-mail. Aqui estão alguns pontos importantes.

dicas para e-mails profissionaisDicas para e-mails profissionais

Pense nas regras básicas que você aprendeu na família, como dizer “por favor” e “obrigado”

Refira-se a pessoas que você não conhece como o Sr., Sra. ou Dr. Apenas use o primeiro nome se já souber que elas não se importam ou se já deram essa liberdade

Como é muito difícil expressar o tom da voz por escrito, tome cuidado. Seja respeitoso, amigável e acessível. Você não quer soar arrogante ou exigente

Seja conciso e objetivo. Seus colegas e chefes não têm tempo a perder, então seja o mais breve possível, mas sem deixar de fora detalhes importantes que ajudarão o seu destinatário responder mais rapidamente à sua consulta

Seja profissional, ou seja, fique longe de abreviaturas e não use emoticons (aquelas carinhas sorridentes). Não use um endereço de e-mail bonito ou sugestivo para as comunicações empresariais

Use correção ortográfica e gramatical adequada. Use um dicionário ou um corretor ortográfico – o que funcionar melhor para você. Enquanto você pode escrever em um tom de conversação (contrações estão bem), preste atenção às regras básicas da gramática

Pergunte antes de enviar um anexo. Por causa do perigo diante dos vírus, muitas pessoas não vão abrir anexos, a menos que conheçam o remetente. Antes de enviar um anexo, pergunte ao destinatário se você pode fazê-lo

Espere para preencher o campo “PARA”. Assim, o remetente nunca enviará acidentalmente um e-mail antes que ele esteja exatamente do jeito que quer