Fluxo de trabalho automatizadoFluxo de trabalho é constituído das diferentes etapas que uma empresa ou empregado atravessa a fim de proporcionar um produto ou serviço aos seus clientes. No fluxo de trabalho automatizado, essas fases são auxiliadas por computadores ou outras máquinas.

A fim de automatizar o workflow, primeiro é necessário quebrar as etapas envolvidas no processo. Depois que o negócio tem um controle firme em relação a cada passo do processo, criar um fluxo de trabalho automatizado envolve a introdução do processo em gerenciamento de software de fluxo de trabalho, que em seguida automatiza o processo.

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Os principais benefícios da automatização de fluxo de trabalho são que ele poupa tempo de trabalho para os empregados e, portanto, economiza o dinheiro da empresa. Os softwares de fluxo de tarefas têm capacidade de gerar relatórios bastante precisos; assim, uma empresa pode identificar quando ela precisa de funcionários adicionais para lidar com a carga de trabalho ou quando tem mais funcionários do que tarefas para eles fazerem.

Softwares especializados são utilizados para automatizar o fluxo de trabalho

Softwares especializados são utilizados para automatizar o fluxo de trabalho

Um sistema automatizado de fluxo de trabalho elimina os processos manuais de introdução de dados ou de entregar um arquivo para a próxima pessoa que precisa trabalhar no arquivo. Em vez disso, após a primeira tarefa ser concluída, os sistemas alertam a próxima pessoa da tarefa seguinte e todos os envolvidos no processo têm acesso à mesma informação.

Um exemplo de um fluxo de trabalho automatizado é o de um hospital. Com a automatização do fluxo de trabalho, quando uma recepcionista cadastra um paciente no sistema na sala de espera, a enfermeira recebe um alerta no computador de que um paciente está esperando e em que ambiente. Depois que a enfermeira reúne informações do paciente e insere no computador, o médico recebe um alerta sobre o paciente e em que quarto o paciente está esperando. Quando a enfermeira e médico inserem informações, o automatizador de fluxo de trabalho gera as informações de volta para a recepcionista e para o arquivo do paciente.

Neste exemplo, a solução salva a introdução de dados do paciente no sistema de computador ou de doentes no arquivo múltiplas vezes – quando a recepcionista cadastra o paciente, quando a enfermeira vê o paciente e também quando o médico atende o paciente. Isso reduz o tempo de espera do doente, porque depois que a recepcionista preenche informações do paciente no momento do check-in, as informações automaticamente são enviadas para o computador da enfermeira e novamente para o médico, após as entradas da enfermagem de qualquer informação adicional sobre o paciente. Este fluxo de trabalho dá ao hospital uma maior eficiência e, finalmente, lhe permite um melhor atendimento.