9 dicas para evitar o excesso de e-mails no trabalhoHoje em dia, ter um endereço de e-mail tornou-se tão normal quanto ter um sobrenome. A ferramenta há muito tempo deixou de ser exclusividade do mundo corporativo e agora atende desde crianças na escola até idosos conectados.

No entanto, dentro das empresas, o e-mail traz problemas de sobrecarga e acabamos por ocupar boa parte do nosso dia lendo, respondendo e apagando mensagens.
Isso quando o trabalho fica apenas no escritório. Às vezes, o acumulo é tanto que o funcionário é obrigado a tirar o atraso em casa. Algumas companhias, mais notavelmente a sede alemã da Volkswagen, já proíbem empregados de acessar seus e-mails fora do horário de trabalho.

Aqui estão 9 dicas que você pode adotar para evitar a sobrecarga de e-mails no trabalho:

1. Escreva e-mails eficientes

Algumas pessoas tratam o e-mail como uma oportunidade de ter um bate-papo, mas esse não é o propósito dessa ferramenta. Se você está organizando uma reunião, seja direto no ponto em vez de enviar um e-mail que vai abrir uma comunicação com 10 pessoas diferentes. Seja conciso.

Um exemplo: “Oi, você está livre sexta-feira às 11 para discutir o Projeto A? Seria ótimo se pudéssemos nos encontrar no lugar X”.

Sugira quando, onde e por que diretamente. Se todos estiverem disponíveis, precisa apenas responder “ok”, “sim” ou algo do tipo, ou oferecer uma data, local e horário alternativo, se não puder comparecer.

9 dicas para evitar o excesso de e-mails no trabalho2. Pegue o telefone

Uma maneira mais eficiente de lidar com a organização de uma reunião seria um telefonema. As pessoas, muitas vezes, evitam fazer chamadas de telefone porque acham que vai demorar muito tempo. Não é verdade: arranjar um tempo e lugar é muito mais eficiente quando você está falando com alguém pessoalmente, desta forma você pode debater hora e local de forma mais eficiente com ambas as partes sendo capazes de verificar suas agendas ao mesmo tempo. Além disso, se você enviar menos e-mails, você vai, logicamente, receber menos e-mails.

3. Cancele

Saia de todas as listas, e-mails de grupo, etc que você considera que atrapalham seu dia. Se você deseja se inscrever em newsletters, é melhor ter um endereço de e-mail dedicado apenas a isso, de modo a não sobrecarregar o seu trabalho e também para evitar perturbar o seu foco e concentração.

4. Por partes

Verifique e-mails por etapas; não fique tentado a verificar e-mails de cinco em cinco minutos. Smartphones e tablets são realmente impressionantes, mas eles não são tão legais quando as pessoas começam a usa-los para verificar e-mails o tempo todo: no almoço, na reunião, etc.

O que você também pode fazer é dizer às pessoas que você só verifica seus e-mails duas vezes por dia e, que se elas precisam de uma resposta urgente, devem telefonar.

5. Desligue

Desligue todas as notificações de e-mails em seu PC e qualquer outro dispositivo que receba e-mails. Nunca permita que um alarme perturbe seu foco no trabalho. Pode ser um e-mail dizendo que você fechou um negócio importante, mas também poderia ser um spam ou um e-mail de sua tia do interior para contar que o cachorro está doente.

6. Seja breve

E-mail não é dissertação. Escreva mensagens curtas. Quanto menos você escrever, mais provável que sua pergunta ou consulta seja respondida. Uma boa ideia é enviar um e-mail por tópicos, é mais provável que você obtenha uma resposta a todas suas perguntas e também deixa um rastro digital melhor se você precisar encontrar uma mensagem específica posteriormente.

7. Processe os e-mails o mais rápido possível

Quando dizemos “preciso checar meus e-mails”, isso geralmente significa atualizar sua caixa de entrada para ver se há alguma coisa urgente ou interessante que você deseja ler ou precisa resolver. Verificar e-mail é uma ação que pode nos levar à desorganização, ao caos e ao estresse. Processamento é quando tomamos uma decisão. Não podemos delegar, excluir ou adiar. É preciso lidar com a mensagem na hora.

8. Organize seu e-mail

Os e-mails que você precisa para manter para referência futura devem ser arquivados em um sistema lógico e os e-mails que requerem ação devem ser movidos para o calendário ou para seu sistema de tarefas. Todos aqueles que não se enquadram nessas categorias devem ser descartados. Pode parecer exagero, mas se você não organizar sua conta, apagar mensagens inúteis e separar por pastas pode acabar com milhares de e-mails encalhados no inbox sem conhecimento ou destino.

9. Há vida lá fora

Lembre-se que o seu e-mail não tem vida própria. Você é um profissional adulto e precisa assumir o controle. Não deixe as mensagens eletrônicas dominarem sua vida corporativa.